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如何對ISO14001環境管理體係文件進行管理

發布時間:2018-10-04 21:31  瀏覽:

各類企事業單位、公司、政府機關,無論是它們的結合體或部份(以下統稱為組織),無論是何種文化背景和所有製性質,無論它們處於何種環境表現水平和環境管理水平,都可按ISO14001標準的規範要求實施適用於組織自身的環境管理體係(以下簡稱為EMS)。EMS是個動態的,需不斷發展和完善的體係,建立程序與其運作模式沒有本質的區別,都遵循著名的"策劃-實施-檢查-改進"管理循環理論(簡稱PDCA循環),通常可分解為如下六個階段和過程。

  一、領導決策與準備:EMS是組織全麵管理體係的組成部分,環境保護對於組織具有深遠的戰略意義,EMS的建立與實施需要投入人、財、物等各種資源,因此,必須首先得到最高管理者(層)的明確承諾和支持。最高管理者應任命環境管理者代表,授權其負責建立和維護體係,並向其匯報體係情況。組織應組建一支精幹的EMS工作組,在管理者代表的領導下,在通過國際標準、環境知識、環境法律等培訓後,即可著手建立體係。

  二、初始環境評審:初始環境評審是組織明確環境管理現狀的手段,其結論是建立EMS的技術基礎和前提條件。管理者代表和工作組應精心策劃和實施評審,充分調動發揮各部門的積極性和作用,廣泛收集信息資源,編製評審報告。初始環境評審的內容主要包括:
   (1)明確組織應遵守的與環境相關的法律法規標準及其他要求,對組織的環境表現進行評價,確定改進的需求和可能性;
   (2)利用產品生命周期分析的思想明確組織產品、活動和服務中可以控製和可能施加影響的環境因素,評價出重要環境因素,以作為改進和控製的對象;
   (3)收集、分析和評審組織現有與環境相關的管理製度、職責、程序、慣例等信息資源和文件,與ISO14001標準要求對照,確認有益合理成份,以作為EMS的基礎。(4)對以前的環境條件和市場信息進行分析評審,以避免環境風險,爭取競爭優勢。

  三、體係策劃與設計:依據評審結論,結合組織戰略和實力,組織應進行如下策劃活動:
   (1)由最高管理者製定和簽署環境方針,環境方針應明確承諾遵守法律法規,承諾持續改進和汙染預防,應指明總體環境目標指標的架構;
   (2)製定盡可能量化和分層次的環境目標指標,應符合環境方針的承諾,考慮重要環境因素、法律法規要求、技術和財務自行性及相關方的要求;
   (3)製定確保目標指標實現的環境管理方案,明確職責、時限和方法措施;
   (4)建立和明確環境管理組織機構和職責權限。

  四、EMS文件編製:與質量管理體係相似,EMS遵循如下思路,"寫出組織要做的,做組織所寫的,記組織已做的"。管理者代表應領導和策劃EMS文件的編寫過程。應充分利用初始環境評審的結論,對現有體係及其文件進行徹底的清理,取其有用合理成份(包括ISO9000體係中相關文件的采用),將無用文件予以失效處置。組織可采用ISO10013標準推薦的模式編製EMS文件。EMS文件可分為手冊、程序文件、作業文件、報告記錄四個層次。除了滿足ISO14001標準要求,EMS應保障文件的適用性、有效性,可操作性以及文件間及不同活動和職責間的接口關係。通常手冊和程序文件由EMS工作組草似,第三層次的作業文件由相關部門的專業人員編製。各類文件有必要經過文件使用者的充分評審,甚至讓使用者代表參予編寫過程。 

  五、EMS試運行:EMS試運行與正常運行無本質區別,均應按EMS文件去實施,並記錄運行結果。所不同的是,EMS剛建立時需改進的問題相對較多,應通過體係自身運作完善。EMS文件一旦編製完成,
   (1)最高管理者應親自啟動EMS,各層次管理者應策劃各部門的EMS運作;
   (2)對各層次的EMS文件使用者實施分層次的EMS文件培訓;
   (3)對ISO14001EMS實施全麵運作;
   (4)對於急於實施第三方認證的組織,應加強動作力度,以便有充分證據證實實施EMS的成效。

  六、EMS內部審核和管理評審:EMS經過一段時期試運行,管理者代表應組織培訓合格的內審員實施內部審核。內審應按標準要求有計劃地、程序化文件化地進行。應審核EMS文件的完整性、一致性、與ISO14001標準的符合性,審核環境管理活動是否滿足EMS文件有關計劃安排和標準要求,審核EMS是否得到正確實施和保護,審核結果應形成文件並報送最高管理者。此後,最高管理者應組織中層管理者對內審結果、目標指標完成情況、EMS改進的可能性和需要等進行評審,以確保EMS持續適用,充分和有效。

  至此,EMS已完成一輪PDCA循環。組織在實施改善的同時,EMS進入了新一輪循環。打算進行認證的組織此時便可委托認證機構實施第三方認證審核了

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